Witajcie ponownie!
Dziś, po raz pierwszy na naszych łamach, ekspercki wpis gościnny. Jego autorką jest Beata Małowiecka, ekonomistka i prawniczka, zawodowo związana ze sprawozdawczością finansową oraz zarządczą spółek akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Od ponad 10 lat prowadzi biuro rachunkowe oraz jest partnerem międzynarodowej kancelarii podatkowo-prawnej. Jej specjalizacją jest przygotowanie ksiąg do badania przez Biegłego Rewidenta albo do kontroli podatkowych ( np. przed wystąpieniem o zwrot VAT).
Pomaga również firmom w uporządkowaniu struktur księgowych.
Poprosiłem Beatę o komentarz do niedawnych zmian w Kodeksie Pracy, bo to temat interesujący nie tylko mnie, ale też pewnie wielu spośród naszych czytelników. Zapraszam do lektury, komentowania pod wpisem oraz jego udostępniania. Tymczasem oddaję głos naszej ekspertce.
Dwie nowelizacje Kodeksu Pracy
Przełom roku 2021/2022 obfitował w zmiany podatkowe dla przedsiębiorców, natomiast przełom 2022/2023 to szereg zmian w Kodeksie Pracy. W kwietniu 2023 weszły w życie aż dwie nowelizacje tego kodeksu.
W poniższym tekście chciałabym w „pigułce” przybliżyć wszystkim zabieganym przedsiębiorcom genezę, najważniejsze założenia i potencjalne ryzyka wynikające z tych nowelizacji.
Ustawa o pracy zdalnej to coś, na co czekało wielu pracowników, gdyż przynosi zmiany i korzyści osobom, które korzystają z tej formy wykonywania swoich obowiązków. Poza korzyściami nakłada też dodatkowe obowiązki zarówno dla pracowników jak i pracodawców. A jeśli coś wpisane zostało jako obowiązek, to tylko kwestią czasu jest prowadzenie kontroli wykonania tych obowiązków przez organy ZUS i PIP.
Chciałabym zwrócić krótko uwagę na najważniejsze z tych obowiązków i ich mnogość. W takim samym stopniu dotyczą pracodawców „dużych” i „małych”. Regulaminy trzeba przygotować bez względu na to czy zatrudnia się 2 czy 200 pracowników w formie zdalnej. Tym samym wzrasta zakres obowiązków w działach kadrowych i biurach rachunkowych, a co za tym idzie koszt obsługi.
Pierwsza nowelizacja obowiązuje od 7 kwietnia 2023 (Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) i miała na celu zastąpienie dotychczasowych uregulowań obejmujących telepracę oraz pracę zdalną ujętą w Art. 3 Ustawy „covidowej”, która dawała możliwość polecenia pracownikowi, w celu przeciwdziałania COVID-19, wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania.
Druga weszła w życie dnia 26 kwietnia 2023 (Ustawa z dnia 4 kwietnia 2023 o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw). Nowelizacja wiąże się z wdrożeniem m.in. do Kodeksu pracy postanowień dwóch unijnych dyrektyw – w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE i tzw. dyrektywy rodzicielskiej.
Rodzaje pracy zdalnej
Na początek rodzaje pracy zdalnej:
- praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie);
- praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej (np. 2-3 dni w tygodniu);
- praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.
Art. 67(18) nowego K.P. definiuje pracę zdalną, jako:
- pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym pod adresem zamieszkania, (ale nie decyduje o nim jednostronnie) każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, tzn., że wyjazd na przysłowiową działkę i świadczenie pracy tam, a nie z domu, wymaga uzgodnienia z pracodawcą;
- w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość (ale nie tylko). Praca zdalna to nie tylko praca biurowa, w której narzędziem jest komputer, ale również inne czynności, które można wykonywać zawodowo w warunkach domowych;
- uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę, np. w treści umowy, czy też w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu, czy oddzielnego porozumienia;
- pracę świadczoną na wniosek pracodawcy lub pracownika. Jeżeli wniosek został złożony w trakcie trwającego zatrudnienia, to obu stronom przysługuje prawo wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Uwaga: Zmiana miejsca wykonywania pracy na stacjonarną w przypadku ustalenia pracy zdalnej, jako formy wykonywania pracy, przy zawieraniu umowy o pracę, będzie jednak wymagało porozumienia. Będzie to bowiem traktowane jako zmiana jednego ze szczególnych warunków pracy. Ewentualny brak zgody ze strony pracownika może stawiać pracodawcę przed koniecznością wypowiedzenia umowy i zatrudnienia innego pracownika pracującego stacjonarnie, co niewątpliwie będzie rodziło konflikty.
Obowiązki pracodawcy
Na pracodawców nowelizacja nakłada nowe obowiązki. Są to w szczególności:
- wprowadzenie regulaminów pracy zdalnej;
- wprowadzenie zmian w umowach o pracę;
- ustalenie zasad pokrycia kosztów wykonywania pracy zdalnej przez pracownika;
- konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników;
- konieczność określenia procedur ochrony danych osobowych;
- ustalenie zasad BHP w pracy zdalnej;
- ustalenie sposobów nadzoru i kontroli pracy zdalnej;
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej);
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycie innych kosztów niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi w regulaminie, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu z pracownikiem;
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy;
- w przypadku, kiedy pracownik korzysta z własnych materiałów i narzędzi pracy, to ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent można zastąpić ryczałtem, np. dziennym lub miesięcznym. W ustawie nie określono sztywnych stawek ekwiwalentu. Z jednej strony, takie rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, kiedy uregulowania ustawowe nie są dopasowane do rzeczywistości (np. ze względu na inflację). Z drugiej strony, prawidłowe określenie kwoty należnej pracownikowi za zużyte media może być problematyczne dla pracodawców. Może to więc stanowić potencjalne źródło konfliktów, w tym konfliktów rozstrzyganych przez sądy.
Pracodawca ma również obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:
- pracownik jest pracownicą w ciąży (lub małżonkiem);
- jest pracownikiem wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4-ego roku życia;
- jest pracownikiem sprawującym opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Obowiązki pracownika
Nowe obowiązki zostały nałożone również na pracowników. Są to w szczególności:
- konieczność dostosowania swojego zdalnego stanowiska pracy do wymogów określonych w zasadach przygotowanych przez pracodawcę i stosowanie się do przepisów bhp (np. biurko, krzesło biurowe, dostęp do światła dziennego, itp.), co potwierdza w składanym pracodawcy oświadczeniu;
- każdorazowe uzgadnianie z pracodawcą miejsca wykonywania pracy, jeżeli będzie chciał je tymczasowo zmienić, np. wyjeżdżając gdzieś poza stałe miejsce zamieszkania na przedłużony weekend.
Co ważne, pracownikom wykonującym pracę zdalną przysługuje prawo do równego traktowania. Warunki zatrudnienia, awans, dostęp do szkoleń, itp. nie mogą być gorsze niż w przypadku pracowników niepracujących zdalnie. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługują też takie same prawa socjalne i społeczne. Należy zatem zapewnić mu możliwość np. kontaktowania się z innymi pracownikami, przebywania na terenie zakładu pracy czy korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z obiektów socjalnych.
Kontrola pracowników pracujących zdalnie
Wykonywanie pracy zdalnej będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem w szczególności wpływu pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne w danej pracy.
Oceny takiej można dokonać oddzielnie dla każdego stanowiska, co może być bardzo złożonym procesem. Jest też możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej (np. dla stanowisk administracyjno-biurowych), co znacznie ułatwi zgodne z zasadami wprowadzenie pracy zdalnej w organizacji.
Każdy pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej jest zobowiązany potwierdzić zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz zobowiązać się do ich przestrzegania. Pracodawca zobowiązany jest do przygotowania informacji dla pracownika. Powinna ona zawierać m.in. instrukcje jak właściwie zorganizować pracę zdalną, jak zachować zasady BHP i jak postępować w sytuacji awaryjnej. Takie szkolenie w pracy zdalnej może odbyć się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Ustawodawca poszedł z duchem czasu i określił w nowelizacji możliwość stosowania postaci elektronicznej (obok papierowej) jako obowiązującej do komunikacji między pracownikiem i pracodawcą w zakresie składania wniosków, potwierdzania warunków, zgód i innych elementów niezbędnych do określenia ustaleń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. O ile stosunkowo prosta jest ewidencja korespondencji i wniosków w przewidzianych do komunikacji z pracownikami systemach (modułach kadrowych), o tyle należałoby się zastanowić, w jaki sposób przechowywać korespondencje e-mail zawierającą owe wnioski (drukować?).
A już wkrótce w II części zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące w szczególności urlopów (w tym rodzicielskich).
Tyle pierwszej części wpisu na temat zmian w KP - zmian istotnych dla obu stron "barykady", czyli zarówno zatrudniających przedsiębiorców jak i ich pracowników.
Dajcie znać w komentarzu, co sądzicie o tych zmianach.
