Przełom czerwca i lipca to dla wielu spółek okres sporządzania sprawozdań finansowych za rok ubiegły. W zeszłym roku pisałem o technicznych aspektach związanych z tym obowiązkiem - we wpisie Jak złożyć sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.? znajdziecie instrukcję, jak należy złożyć sprawozdanie w KRS.
Tym razem dowiecie się, jakie są - wynikające z aktualnych na dzień dzisiejszy przepisów - obowiązki właścicieli firm związane z tym właśnie dokumentem. A nikt nie zna się na tym lepiej niż nasza ekspertka Beata Małowiecka, ekonomistka i prawniczka, zawodowo związana ze sprawozdawczością finansową oraz zarządczą spółek akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością, która już raz gościła na naszym blogu pisząc o zmianach w Kodeksie Pracy. Zapraszam do lektury.
Kto musi składać sprawozdanie finansowe?
Do kwestii zmian w kodeksie pracy zapewne jeszcze wrócimy w późniejszym terminie, ale teraz uważam za bardzo istotne poruszenie tematu sporządzania, zatwierdzania i podpisywania sprawozdań finansowych.
Wiele rozmów przeprowadzonych w ostatnim czasie z przedsiębiorcami utwierdziło mnie w przekonaniu, że temat ten traktowany jest bardzo po macoszemu. Nie chcę generalizować, ale wielokrotnie spotykam się ze stwierdzeniem ze "coś tam księgowa przesłała”, "coś tam podpisałem” i "chyba zostało to wysłane”.
I już nie pytam dalej, według którego załącznika do ustawy o rachunkowości sprawozdanie zostało sporządzone i jakie dodatkowe dokumenty wymagane prawem zostały złożone.
Każdy rodzaj działalności gospodarczej, prowadzonej czy to w postaci JDG, czy spółki osobowej, może mieć narzucony obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego i jego publikacji. Wszystko zależy od limitów (najczęściej przychodów, sum bilansowych, ilości zatrudnianych pracowników).
Spółki kapitałowe (z wyjątkiem akcyjnych) mają taki obowiązek narzucony obligatoryjnie bez względu na wysokość obrotów, ale te z kolei mogą skorzystać z pewnych uproszczeń, jeśli nie przekraczają zawartych w ustawie poziomów (spółki MIKRO i Spółki Małe). Kolejny ważny limit to limit, który zobowiązuje właścicieli do wyboru biegłego rewidenta w celu zbadania sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie finansowe - najważniejsze pytania
Co więc właściciele oraz zarządy wiedzieć powinny?
- Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego? (wbrew powszechnie panującej opinii nie jest to księgowa)
- Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania?
- Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie sprawozdania w danej jednostce?
- Jaki jest termin zatwierdzenia sprawozdania?
- Według którego załącznika Ustawy o Rachunkowości sporządzane jest sprawozdanie?
- Do jakiego organu należy wysłać sprawozdanie? KAS czy KRS?
- W jakim terminie należy złożyć zatwierdzone sprawozdanie?
- Kto odpowiada za złożenie sprawozdania?
- Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania w terminie?
Jeśli - członku Zarządu lub Właścicielu - znasz odpowiedź na wszystkie powyższe pytania, to możesz nie czytać dalszej części artykułu. Jeśli jednak którekolwiek wzbudziło Twoje wątpliwości, to zachęcam do zapoznania się z artykułem, a w szczególności do pobrania załączonej tabeli, zbierającej w jedną macierz wszystkie typy działalności oraz obowiązki sprawozdawcze (tabela nie zawiera wymogów stosowanych dla fundacji, stowarzyszeń, banków i ubezpieczycieli, bo zakładam, że prowadzący te szczególne jednostki znają te obowiązki dobrze).
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest Kierownik Jednostki (Właściciel JDG albo Zarząd). Wykonać może oczywiście Księgowa, ale tu mówimy o ODPOWIEDZIALNOŚCI.
Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?
Termin sporządzenia sprawozdania w 2023 roku za rok 2022 to 31 marca 2023 (w okresie pandemii termin ten był wydłużony o 3 miesiące). Sporządzenie sprawozdania na dzień 31.03.2023 nie oznacza, że nie można nanosić na nim zmian (np. w trakcie trwania audytu).
Za zatwierdzenie sprawozdania odpowiedzialne jest organ nadzorujący, np. Właściciel, Rada Nadzorcza Walne Zgromadzenie Właścicieli (udziałowców), walne Zgromadzenie akcjonariuszy itd. – wszystko wymienione w tabelce.
Sprawozdanie należy, co do zasady zatwierdzić do dnia 30 czerwca 2023 (co do zasady, bo np. JDG musiała sprawozdanie złożyć do 2 maja 2023).
Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe?
To, według jakiego załącznika Ustawy o Rachunkowości sporządzane jest Sprawozdanie determinuje, co wchodzi w skład sprawozdania i jakie uchwały należy podjąć na etapie zatwierdzania SF.
Mogą to być:
- Wprowadzenie do sprawozdania;
- Bilans;
- Rachunek Zysków i Strat;
- Zestawienie Zmian w Kapitale;
- Rachunek Przepływów Pieniężnych;
- Informacja dodatkowa;
- Sprawozdanie z Działalności Zarządu;
- Uchwała o zatwierdzeniu Sprawozdania;
- Uchwała o podziale zysku/ pokryciu straty;
- Uchwała o udzieleniu absolutorium Członkom Zarządu;
- Uchwała o dalszym istnieniu spółki.
Gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?
Spółki Kapitałowe wysyłają sprawozdania wraz z dodatkowymi dokumentami do Krajowego Rejestru Sądowego, a spółki osobowe albo JDG do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Zatwierdzone sprawozdanie należy wysłać najpóźniej w terminie 14 dni od zatwierdzenia, czyli do 15 lipca 2023 (osobowe miały ten termin do 2 maja 2023).
Za złożenie sprawozdania odpowiada w spółkach kapitałowych Zarząd, a w osobowych Właściciele.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Konsekwencje niezłożenia sprawozdanie (źródło www.biznes.gov.pl):
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych (orientacyjnie od 300 do 60 tys. zł);
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat;
- postępowanie przymuszające;
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS.
- ustanowienie kuratora.
Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).
Jeżeli, pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.
Ważne! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak na przykład złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu.
Dodatkowo: Ze sprawozdań składanych do KRS korzystają Urzędy Skarbowe (w obecnym stanie prawnym nie ma odrębnego obowiązku składania sprawozdania do KAS, jeśli jest złożone do KRS). Karę więc wymierzyć może również US.
Najważniejsze limity:
- Limit zobowiązujący do prowadzenia Ksiąg Handlowych, a co za tym idzie sporządzenia sprawozdania finansowego jest obowiązkowe, jeśli przychód limit przychodów za 2021 r., decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2022 r., wynosi:
2.000.000 euro × 4,5941 zł/euro = 9.188.200 zł. - Badanie sprawozdania finansowego - obowiązkowe, jeśli w roku obrotowym 2021 spełnione zostały, co najmniej 2 z 3 warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro. - Jednostka MIKRO - jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność - w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły, co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 1.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty. - Jednostka mała – jeżeli w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, albo w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyły dwie z następujących trzech wielkości:
a) 1.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Uproszczenie dla mniejszych podmiotów
Uproszczenia stosowane przez jednostkę MIKRO:
- Uproszczony bilans według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Uproszczony rachunek zysków i strat według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Niesporządzanie informacji dodatkowej, pod warunkiem, że jednostka mikro przedstawi informacje uzupełniające do bilansu określone w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Niesporządzanie zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym;
- Niesporządzanie rachunku przepływów pieniężnych;
- Jednostka mikro zobowiązana do sporządzenia sprawozdania z działalności, może nie sporządzać tego sprawozdania, jeżeli w informacji dodatkowej lub jako informacje uzupełniające do bilansu zaprezentuje informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji)
własnych określonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.
Uproszczenia stosowane przez jednostkę MAŁĄ:
- Uproszczony bilans według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Uproszczony rachunek zysków i strat według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Niesporządzanie informacji dodatkowej, pod warunkiem, że jednostka mikro przedstawi informacje uzupełniające do bilansu określone w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości;
- Niesporządzanie zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym;
- Niesporządzanie rachunku przepływów pieniężnych;
- Jednostka mikro zobowiązana do sporządzenia sprawozdania z działalności, może nie sporządzać tego sprawozdania, jeżeli w informacji dodatkowej lub jako informacje uzupełniające do bilansu zaprezentuje informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji)
własnych określonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.
Tyle na dzisiaj nowej wiedzy od Beaty - mam nadzieję, że skorzystacie z tego wyjaśnienia i temat sprawozdań finansowych nie będzie już dla was skomplikowany.
Poniżej zamieszczam wspomnianą w tekście tabelę, w której dokładnie - z podziałem na formę prowadzenia działalności - rozpisane są zasady sporządzania sprawozdań. Dajcie znać, czy takie rozwiązania są dla was pomocne ;)
