Spora część przedsiębiorców nie jest jeszcze świadoma, że politycy szykują dla nas kolejną w ostatnim czasie sporą zmianę, która dość mocno wpłynie na bieżące funkcjonowanie naszych firm. Krajowy System elektronicznych Faktur, zwany skrótowo KSeF-em, to rewolucja dotycząca sposobu wystawiania oraz rozliczania faktur. Jakie to dokładnie zmiany? O tym nasza specjalistka od spraw księgowości, Beata Małowiecka.
Kogo dotyczy Krajowy System elektronicznych Faktur?
W kręgach osób zawodowo związanych z księgowością, podatkami, prawem, temat KSeF, czyli Krajowy System elektronicznych Faktur, jest w ostatnim czasie bardzo "gorący", ale gdy poruszam to zagadnienie w gronie znajomych (również przedsiębiorców) najczęściej słyszę odpowiedź w stylu: "ja mam małą firmę i mnie to nie dotyczy”
Otóż nie. KSeF dotyczy wszystkich prowadzących działalność gospodarczą, czy to w formie JDG czy w formie spółki. Wielkość firmy nie ma tu żadnego znaczenia.
W dniu 28 lipca Senat odrzucił poprawki w ustawie o VAT i sama ustawa trafiła do Sejmu, gdzie została przegłosowana, a następnie - 4 sierpnia 2023 - podpisana przez Prezydenta.
Kiedy wchodzi w życie KSeF?
Niezależnie od tego, kiedy to dokładnie nastąpiło, „vacatio legis” jest wystarczająco długie i KSeF zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 i będzie dotyczył wszystkich Vatowców.
Od 1 stycznia 2025 będzie zaś dotyczył już wszystkich przedsiębiorców. Ostatecznie wszyscy zatem zostaniemy „sksefowani” (gdzieś mi się takie stwierdzenie obiło o uszy).
W przeciwieństwie do sytuacji, jaka miała miejsce przy wdrażaniu JPK, to nie księgowa czy biuro rachunkowe będzie zajmowało się problemem wdrożenia, ale sam przedsiębiorca.
W związku z tym dobrze by było, by już na tym etapie wiedzieć, z czym trzeba się będzie zmierzyć. Moje doświadczenia przy wdrażaniu elektronicznych obiegów dokumentów wskazują na to, że przedsiębiorcy nie są jeszcze gotowi na porzucenie „papieru”, więc największym problemem do przełamania będzie ten mentalny.
Postaram się w skrócie przybliżyć problematykę od strony „ przedsiębiorcy” i oswoić tytułowy KSEF.
Jakie zmiany wprowadzi Krajowy System elektronicznych Faktur?
Przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży przez Internet i cały czas spędza przed komputerem raczej nie odczuje większej zmiany w systemie pracy. Po prostu będzie korzystał z innych narzędzi. Dużo większy problem będzie miał np. mechanik, który zostanie poproszony o wystawienie faktury.
Żadne papierowe druki nie będą już obowiązywać, więc ten przykładowy mechanik będzie musiał zalogować się do systemu Ministerstwa Finansów i w nim wystawić fakturę, której nie będzie przekazywał właścicielowi samochodu. Odbiorca faktury będzie się z kolei logował przy pomocy aplikacji do systemu Ministerstwa Finansów by ową, wystawioną przez mechanika, fakturę pobrać.
Cała operacja nie „zadzieje się” w czasie rzeczywistym.
Właściciel naprawianego samochodu pobierze fakturę dopiero po tym, jak system ministerstwa nada jej kod QR. Może to potrwać kilka minut albo kilka godzin (wnioskuje na podstawie doświadczeń, jakie mam z pobieraniem UPO od wystawianych deklaracji).
Wszelkie błędy popełnione podczas wystawiania faktury będą mogły być poprawione wyłącznie za pomocą faktury korygującej.
Wdrożenie KSeF rozwiąże problem daty otrzymania faktury, gdyż będzie to data nadania kodu QR przez ministerstwo, czyli moment, w którym będzie możliwe pobranie faktury przez odbiorcę.
Antydatowanie faktur nigdy nie było zgodne z prawem, ale praktyka trochę się z tym prawem rozmijała. Po wejściu w życie KSeF faktura wystawiona przez sprzedawcę, np. 1 sierpnia za lipiec, będzie powodowała obowiązek zapłaty u sprzedawcy VAT za lipiec, a u nabywcy możliwość odliczenia tegoż VAT-u pojawi się dopiero w rozliczeniu za miesiąc sierpień.
Z pewnością rząd (niezależnie od tego, kto aktualnie będzie u sterów władzy) pochwali się ogromnym sukcesem, jakim będzie gigantyczny wpływ środków do budżetu i to już w pierwszym miesiącu funkcjonowania KSeF. Dla przedsiębiorców oznacza to z kolei konieczność zabezpieczenia dodatkowych środków finansowych na wydatki budżetowe.
W kolejnych miesiącach cash flow w przedsiębiorstwach powróci do stanu sprzed KSeF przy rozliczeniach transakcji o charakterze ciągłym, ale ten pierwszy miesiąc mocno uderzy w płynność przedsiębiorców.
Ale to nie jedyny wydatek. Ministerstwo Finansów zapewnia system, który nie nadaje się do wystawiania faktur na większą skalę. Przedsiębiorcy będą musieli zainwestować w dostępne już na rynku rozwiązania umożliwiające zbiorczą wysyłkę i pobieranie faktur. Darmowy portal Ministerstwa Finansów do takiej pracy się nie nadaje.
Uprawnienia i odpowiedzialność za dane
I rzecz najważniejsza. To właściciel firmy/zarząd będzie odpowiadał za nadawanie uprawnień:
- osobie fizycznej do pracy w ramach KSeF;
- podmiotowi do wystawiania faktur w ramach procedury samofakturowania;
- do wystawiania i dostępu do faktur, jako przedstawiciel podatkowy w ramach KSeF;
- podmiotowi do wystawiania i dostępu do faktur w ramach KSeF.
A więc? Komu i jakie uprawnienia nadać? Z nadawaniem uprawnień wiąże się dostęp do danych wrażliwych i odpowiedzialność za nie. Nadanie uprawnień pracownikom biura rachunkowego to też złożony proces. Poza możliwością pobierania dokumentów bezpośrednio przez biuro rachunkowe należy wdrożyć zupełnie nowy system akceptacji, bo przecież nie każda wystawiona przez sprzedawcę faktura i pobrana przez księgową nabywcy będzie stanowiła koszt firmy.
Niewątpliwie będzie to bat na wszystkich „bałaganiarzy” gubiących dokumenty. Instytucja duplikatu zniknie zupełnie.
KSeF ma również swoje dobre strony, ale zanim zacznie on funkcjonować w pełni poprawnie i przedsiębiorcy „przestawią się”, minie trochę czasu i będzie nerwowo.
W przeciwieństwie do Polskiego Ładu jest wystarczająco dużo czasu by się przygotować do wdrożenia KSeF i nie pozostawiać tego na ostatnią chwilę.
Jeśli jesteście zainteresowani, to w kolejnych, powakacyjnych już, artykułach podzielę się wiedzą, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę przy wdrażaniu KSeF w swojej firmie.
To tyle, jeśli chodzi o zapowiedź zmian, jakie wniesie w nasze biznesowe życie KSeF. Temat z pewnością nie jest wyczerpany i będziemy na naszym blogu jeszcze wiele razy do niego wracać. Zainteresowani? Dajcie znać w komentarzu, czy ten temat was interesuje.
Tymczasem trzymajcie się ciepło i korzystajcie z ostatnich dni tych upalnych wakacji ;)
