Nieład twórczy, czyli karteczki są wszędzie
Pamiętacie kolorowe karteczki z różnymi zapiskami, porozrzucane po biurku lub naklejone z boku monitora? A może wciąż z nich korzystacie?
Ja od zawsze zapisywałem na nich wszelakie pomysły, rzeczy do zrobienia czy zapamiętania. Mimo, że nie jest to sposób doskonały, bo wielokrotnie moje notatki "zapodziały się" w nieładzie twórczym, przez długie lata nie pomyślałem nawet, że można to robić inaczej.
W jednej z wersji Windowsa pojawiła się możliwość korzystania z elektronicznych "żółtych karteczek", które można przyczepić do pulpitu komputera. Nie chciałem z tej funkcji korzystać, szybko usunąłem więc tą funkcjonalność. Po latach - i wielu zaginionych notkach - chciałem ją odnaleźć i przetestować. Nie udało mi się jej odnaleźć, zamiast tego natrafiłem jednak na inną aplikację, która pod wieloma względami wydawała się być lepszą alternatywą.
Kryteria wyboru i oceny
Dzisiejszy artykuł jest kontynuacją wpisu Śpij spokojnie, czyli Getting Things Done w praktyce. Opisałem tam główne założenia metodologii GTD, zawarłem także proste wskazówki, jak rozpocząć swoją przygodę z planowaniem.
Jako zadeklarowany fan produktywności i rozwiązań upraszczających codzienne życie, od wielu lat używam różnych aplikacji do zarządzania zadaniami. Przy wyborze konkretnego rozwiązania, dużą wagę przykładam do tego, czy program działa zgodnie z zasadami filozofii GTD, której staram się używać na co dzień.
Drugim ważnym kryterium jest to, aby rozwiązanie było "user friendly", czyli aby korzystanie z niego nie przypominało drogi przez mękę. Chodzi przecież o to, żeby ułatwiać sobie pracę, a nie ją utrudniać. Dobrze też, jeśli z narzędzia można korzystać zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej.
Każda z aplikacji posiada rozbudowane możliwości i szereg opcji dodatkowych, za które trzeba jednak zapłacić. Żeby zatem porównanie przedstawionych programów było łatwiejsze, opisuję jedynie te funkcjonalności, które występują w wersjach bezpłatnych.
Projekty, sekcje, zadania
Na przestrzeni lat przetestowałem wiele różnych programów. Z niektórych korzystam do tej pory, inne nie spełniły oczekiwań i zostały usunięte. Aplikacją, na którą natrafiłem jako pierwszą, i od której zaczęła się moja przygoda z elektronicznym zarządzaniem zadaniami, było Trello i to właśnie jemu poświęcam dzisiejszy wpis.
Jeśli zamiast przyklejać karteczki na monitorze lub rozrzucać je po całym biurku, staraliście się zachować choć odrobinę porządku, to być może korzystaliście z tablicy korkowej. W moim przypadku to ona była pierwszym krokiem do zapanowania nad bałaganem w zadaniach i w życiu w ogóle.
Trello jest dokładnie taką tablicą korkową, tyle że dostępną w wersji elektronicznej. Ma to swoje niezaprzeczalne plusy: karteczki się nie gubią, łatwiej nad nimi zapanować, można je swobodnie przenosić i archiwizować (by wrócić do nich w przyszłości). Z racji wersji mobilnej, nasze karteczki możemy też zawsze mieć przy sobie i zajrzeć do nich za pomocą smartfona.
Aplikacja umożliwia nam podział wszystkich spraw nie tylko na zadania, ale też na grupowanie ich w sekcje oraz projekty. Zasada jest tu bardzo prosta - dla każdego większego projektu tworzymy nową tablicę. W jej ramach powstają listy, na które składają się zadania. Brzmi skomplikowanie? Spójrzcie na przykład:
WSTAWIĆ ZDJĘCIE PRZYKŁADOWEJ TABLICY
Kiedy tworzyłem swój Plan na życie, do pierwszej wizualizacji stworzyłem właśnie taką tablicę - stanowi ona pewien większy projekt. Następnie podzieliłem ją na sekcje, czyli tematy, które chciałem mieć zaplanowane. Każdy będzie miał trochę inne priorytety, natomiast w moim przypadku są to:
- cele ogólne,
- rozwój i edukacja,
- zdrowie,
- biznes,
- finanse,
- podróże,
- wyzwania.
W poszczególnych sekcjach wpisałem zadania, które są dla mnie szczególnie istotne do zaplanowania. Każdemu zadaniu przypisałem też poglądowe zdjęcie, żeby przyjemniej to wszystko wyglądało. Wygląda całkiem fajnie, prawda?
Funkcjonalności programu
To, co widzicie na powyższej grafice stanowi projekt. W razie potrzeby, dla dowolnego z zadań można stworzyć oddzielny projekt, który znów podzielony zostanie na sekcje, zadania, checklisty, itd. Dodatkowo do każdego zadania może przypisać termin realizacji, kolorowe etykiety, a także dodać notatki lub załączniki. Jeśli pracujecie w zespole, poszczególne zadania z łatwością przypiszecie osobom, które za nie odpowiadają.
Bez żadnego problemu można też przenosić zadania między poszczególnymi sekcjami, czy nawet projektami. Moje papierowe zapiski szybko przeniosłem do aplikacji. To naprawdę bardzo łatwe i czytelne narzędzie.
Trello zapewnia też bardzo szerokie opcje rozbudowania swoich funkcjonalności. Do każdej tablicy można przypisać jedno bezpłatne rozszerzenie, kolejne są już niestety płatne. Można włączyć synchronizację z kalendarzem, stworzyć wydarzenia cykliczne, uruchomić integrację z Zoom'em czy Slack'iem. Ale czy na pewno jest to potrzebne?
Trello zostało stworzone z myślą o digitalizacji karteczek - i w tym jest świetne! Moim zdaniem nie ma potrzeby na siłę tworzyć z tego narzędzia do czegoś innego. W takim wypadku, podstawowa wersja programu posiada wszystkie potrzebne funkcje już w wersji bezpłatnej.
Jeśli jednak chcesz wykorzystywać program w odmienny sposób - ogranicza cię jedynie twoja kreatywność. Zerknij na tablice publiczne, żeby dowiedzieć, jak z Trello korzystają inni.
Plusy i minusy aplikacji
Zacznijmy od plusów:
- bezpłatna wersja podstawowa, w zupełności wystarczająca do większości zastosowań,
- możliwość stworzenia 10 tablic (projektów),
- nielimitowana liczba członków zespołu na każdej tablicy,
- możliwość tworzenia tablic prywatnych lub dla wybranych członków zespołu,
- polska wersja językowa,
- dobra aplikacja mobilna,
- bardzo prosta w obsłudze.
Są też oczywiście minusy:
- brak podglądu na wszystkie zadania (łączonego z różnych tablic),
- brak priorytetów,
- nie ma możliwości wysyłania zadań e-mailem.
Podsumowanie
Trello to aplikacja idealna na początek przygody z GTD. Jeśli dotąd korzystałeś z karteczek czy notesu, po prostu przeniesiesz wszystko do komputera czy telefonu. Szybko, prosto i przyjemnie.
Jeśli zadań dotychczas nie spisywałeś, to Trello jest świetnym rozwiązaniem, żeby zacząć to robić. Jest bardzo intuicyjne, a dzięki temu, że nie jest aż tak rozbudowane w dodatkowe funkcje jak inne programy, nie przytłacza opcjami - korzystanie jest więc bardzo łatwe nawet dla osób początkujących.
Czy więc Trello jest aplikacją, którą pokochałem najbardziej i której używam do dziś? Przekonasz się już wkrótce.
W kolejnych wpisach tej serii opiszę kolejnych pretendentów do zwycięstwa:
- Asanę,
- ClickUp,
- Notion,
- Nozbe.
A wy? Korzystacie z tradycyjnych notesów, czy specjalnych aplikacji? Pochwalcie się w komentarzu.
