Plan na życie
W poprzednim wpisie dzieliłem się swoimi przemyśleniami na temat planowania. Opisałem ogólne zasady, jakimi kieruję się w kwestii projektowania swojej przyszłości. Dowiesz się z niego, dlaczego warto układać sobie plan i jak metodycznie podejść do tego trudnego dla wielu osób tematu. Dodatkowo znajdziesz w nim informacje o tym, jakie są sposoby na stworzenie dobrej dla siebie koncepcji przyszłości. Jeśli przegapiłeś tamten wpis, koniecznie wróć do niego, zanim zaczniesz dalszą lekturę.
Dziś nadszedł czas na zgłębienie tematu i poznanie kolejnych kroków, które ułatwią już nie tylko tworzenie planu, ale też skuteczne realizowanie zaplanowanych działań.
Inbox, czyli czysty umysł to podstawa
Trudno jest się skoncentrować na realizacji jakiegokolwiek zadania, jeśli w głowie panuje chaos. Z reguły jest on wynikiem zbyt dużej ilości spraw do załatwienia lub zapamiętania. To niestety znak czasów - ilość przetwarzanych przez nas każdego dnia informacji jest wręcz niewyobrażalna i zupełnie nie do porównania z rzeczywistością, w jakiej funkcjonowali nasi przodkowie. Co gorsze - nic nie wskazuje na to, aby w przyszłości ten strumień miał się choćby odrobinę zmniejszyć. Ważne jest zatem, aby nad tym zapanować i usystematyzować zasoby.
Dlatego pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić przygotowując się do stworzenia swojego systemu realizacji zadań, jest ich szczegółowa inwentaryzacja. Jeśli dopiero zaczynasz, na ten etap musisz poświęcić naprawdę sporo czasu i rzetelnej pracy. To jednak absolutnie kluczowy krok, od którego zależy stabilność całego systemu.
A zatem przygotuj kartkę (a najlepiej stos małych karteczek) i długopis, usiądź wygodnie, bo czeka cię intensywny wysiłek umysłowy. Zadbaj o przyjazne miejsce, w którym zasiądziesz do pracy - zaparz ulubioną kawę lub herbatę i włącz spokojną muzykę. Ja robiąc swój plan puszczam w tle muzykę klasyczną, która pozytywnie mnie nastraja i nie utrudnia koncentracji myśli na wykonywanym zadaniu - polecam np. nagranie koncertu IX Symfonii Beethoven'a:
A teraz wypisz wszystkie tematy, jakie przychodzą ci do głowy. Sprawy do załatwienia, ważne daty, plany i cele, wszystko o czym chcesz lub musisz pamiętać - wizyta u dentysty, przegląd samochodu, zebranie w szkole córki, prezentacja dla klienta, urodziny mamy, rocznica ślubu, itd. Nie ograniczaj się, pozbądź się z głowy każdej jednej rzeczy. Początkowo może się to wydawać trudne, ale z każdą kolejną pozycją na liście, natychmiast przypomną ci się kolejne - umysł stopniowo będzie wyrzucał z siebie wszystko.
Kiedy wypiszesz już wszystko, odłóż to na chwilę, wyjdź z domu, weź psa na spacer, pozwól swojej głowie ochłonąć i złapać drugi oddech. Po powrocie usiądź do notesu i zastanów się raz jeszcze - na pewno wiele rzeczy zostało wcześniej pominiętych. Dopisz je na kolejnych małych karteczkach. Żeby system zadziałał sprawnie, dokładna inwentaryzacja jest bardzo ważna.
Gdy skończysz, wrzuć wszystkie karteczki do pudełka. Od tej chwili wszystkie twoje sprawy znajdują się w tym miejscu, a twoja głowa jest wolna i gotowa do dalszej pracy. Czas zatem przejść do etapu porządkowania pudełka, do czego wykorzystamy metodologię GTD.
Getting Things Done, czyli wszystko ma swój czas i miejsce
Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności - w książce o takim właśnie tytule sposób organizowania zadań został szczegółowo opisany przez jego pomysłodawcę, Amerykanina Davida Allen'a. Jeśli chcesz ją przeczytać, możesz ją nabyć na przykład tutaj. Sam jednak czytania tej pozycji nie polecam, bo jest bardzo ciężka w odbiorze i przebrnięcie przez nią jest zadaniem dosyć trudnym. Natomiast już sama metoda jest zdecydowanie warta nie tylko polecenia, ale - co ważniejsze - stosowania.
Zgodnie z jej założeniami, każde jedno zadanie, które masz do wykonania, należy umieścić w odpowiednim miejscu systemu. Miejscem wyjściowym dla każdej rzeczy jest Inbox - skrzynka spraw przychodzących, czyli właśnie pudełko, które zapełniłeś w poprzednim kroku.
Czas na decyzję, czym jest dana rzecz i co należy z nią teraz zrobić. W tym celu musisz odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: czy ten temat w ogóle wymaga mojego działania? Spośród informacji lub rzeczy, które trafiają do nas każdego dnia, nie wszystkie są przecież na tyle istotne, by koniecznie trzeba się nimi zajmować.
Jeżeli zadanie nie wymaga reakcji, powinieneś zrobić jedną z trzech rzeczy: przesunąć je do poczekalni, zarchiwizować lub usunąć całkowicie.
Poczekalnia, czyli strefa "kiedyś/być może", to miejsce, do którego trafią zadania, co do których nie jest jeszcze podjęta decyzja, czy w ogóle będą realizowane. Może myślisz o zakupie działki, żeby w weekend wyskoczyć z rodziną pod namiot, ale nie masz w tym momencie pewności, czy to na pewno dobry pomysł? Umieść ten temat w poczekalni, żeby o nim nie zapomnieć i wrócić do niego w odpowiednim czasie.
Istotnym miejscem systemu jest też archiwum, gdzie umieścisz wszystkie ważne rzeczy, które musisz lub chcesz zachować, ale nie wymagają one żadnych bieżących działań. Instrukcja obsługi, gwarancja, faktura - to wszystko warto zarchiwizować, żeby w razie potrzeby mieć do tego dostęp.
Resztę tematów, które nie znalazły miejsca w dwóch poprzednich grupach, na ogół można zwyczajnie wyrzucić do kosza. Skoro nie wymagają działania, nie potrzebujesz ich zachować na później i nie masz pewności, czy chcesz je umieścić w poczekalni - pozbądź się ich ze swojego systemu i swojej głowy.
Zadanie czy projekt, czyli ile jest zadań w zadaniu
A więc przechodzimy do konkretów, czyli zadań, którymi musimy się zająć. Tu znów należy dokonać pewnego rozróżnienia - czy owe zdarzenie jest samodzielne, czy też do jego realizacji musimy wykonać ciąg zadań.
Oto przykład: karteczka dotycząca umycia samochodu oznacza pojedynczą czynność - jest więc zadaniem. To prosta sprawa, do wykonania której nie potrzebujemy żadnych innych. Ot, wiadro, szmata i można zabierać się do roboty.
Z kolei aby zrealizować temat z kolejnej kartki, dotyczącej powiedzmy letnich wakacji na Teneryfie, trzeba będzie wykonać szereg różnych czynności. Konieczne będzie uzgodnienie daty podróży, wyszukanie lotów, wybranie hotelu, skompletowanie potrzebnych dokumentów, itd. Wakacje na Teneryfie będą zatem projektem, na który złożą się poszczególne zadania.
Ogólna zasada jest następująca - jeśli do realizacji jakiegoś zadania musimy wykonać więcej niż jedną czynność, to tworzymy z tego projekt składający się z tych zadań.
Taki podział, choć teraz może jeszcze wydawać się skomplikowany, tak naprawdę jest niezwykle logiczny i bardzo ułatwia codzienną pracę. Mając przygotowane projekty, a w nich rozpisane zadania, znacznie szybciej i sprawniej zabierzemy się za ich realizację.
To trochę jak z odpowiedzią na znane pytanie: Jak zjeść słonia? Oczywiście - pokroić go na kawałki i zjeść po kęsie. Bo tak właśnie działają projekty. Nawet bardzo duży projekt, podzielony na małe zadania, które po kolei, dzień po dniu, realizujemy, staje się dużo łatwiejszy do przeprowadzenia.
Dodatkowo, jeżeli wszystkie przypisane do projektu zadania ułożysz w odpowiedniej kolejności - najlepiej w takiej, w jakiej trzeba je wykonać - szybko zobaczysz, że skomplikowany z pozoru temat jest tak naprawdę całkiem prosty do wykonania. Wystarczy przecież robić po kolei te małe zadanka.
Mamy więc rozpisane wszystkie zdarzenia. Część z nich to samodzielne zadania, inne składają się na większe projekty. Czas się za nie zabrać! Każde z zadań możesz wykonać od razu, wydelegować lub zaplanować.
Nie wszystko warto odkładać, czyli 2 minuty to dużo czasu
W tym miejscu trzeba wspomnieć o jeszcze jednej ważnej zasadzie. Brzmi ona następująco: "Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu". Ta prosta reguła w znaczący sposób upraszcza życie i zwiększa efektywność działania.
Wyobraź sobie, że w swojej skrzynce spraw widzisz 5 kartek z rzeczami do zrobienia. Może to powodować pewne przytłaczające uczucie wielu spraw na głowie. A co jeśli okaże się, że każdą z nich jesteś w stanie załatwić w przeciągu 2 minut? Po ledwie 10 minutach Inbox będzie pusty, a ty odzyskasz spokój ducha.
W przypadku tak prostych czynności, jak np. wykonanie telefonu bądź napisanie prostej wiadomości e-mail, nie warto zastanawiać się i odkładać ich na później, tylko zrobić je jak najszybciej. Zrobione? To lecimy dalej!
Delegowanie, czyli nie wszystko musisz robić samodzielnie
Skoro najprostsze czynności wykonaliśmy od razu, pora zająć się poważniejszymi tematami, które wymagają podjęcia jakiegoś działania. Część z nich trzeba wykonać samodzielnie, ale niektóre być może da się zlecić komuś innemu.
Dlaczego delegowanie jest ważne? Po pierwsze, nie musisz umieć wszystkiego, a część czynności może wymagać specjalistycznej wiedzy bądź umiejętności. Nie zawsze też warto poświęcać czas na ich nabywanie, bo w tym samym czasie można zrealizować inne tematy, które bardziej zbliżą do celu końcowego.
Po drugie, każdy z nas ma taką samą ilość czasu do wykorzystania. Dwie osoby mogą w jednym czasie wykonać dwa razy więcej pracy, a zatem dwukrotnie szybciej dojdziemy do końca zadania bądź projektu.
Po trzecie, co dwie głowy, to nie jedna. Przekazanie zadania komuś innemu często rodzi dyskusję na jego temat. Czy na pewno jest warte wykonania? Czy na pewno w taki właśnie sposób trzeba je zrobić? Może da się coś usprawnić? Burza mózgów jest zawsze dobrym pomysłem i warto z niego korzystać jak najczęściej.
Pomimo niewątpliwych zalet delegowania, wiele osób mocno się przed nim wzbrania. Jedni nie lubią prosić o pomoc (jeśli zwracają się do kogoś bliskiego). Inni nie chcą płacić za usługę (jeśli ma to być zlecenie). To duży błąd, przez większość osób, które osiągnęły życiowe czy biznesowe sukcesy, wymieniany jako pierwszy. Sukces nadszedłby znacznie wcześniej, gdyby szybciej nauczyli się delegować poszczególne zadania.
Priorytety, czyli są sprawy ważne i ważniejsze
Wszystkie pozostałe zadania, których nie można było wykonać od razu (w ciągu 2 minut), ani nie dało się ich przekazać innym osobom, trzeba wykonać samodzielnie. Ponieważ już wcześniej dobrze rozplanowałeś swoje zadania i projekty, wiesz co i w jakiej kolejności musisz teraz zrobić.
Zadania z najbliższym terminem realizacji oraz te, bez których poszczególne projekty nie mogą ruszyć dalej - stanowią twoje priorytety. To na tych zdarzeniach trzeba skoncentrować się w pierwszej kolejności, bo ich wykonanie przybliża do zakończenia całego tematu.
I to tyle! Podsumujmy cały proces. Każde zadanie trafia najpierw do skrzynki spraw przychodzących. Jeżeli nie wymaga działania, przekazujemy je do przechowalni lub archiwum. Rzeczy zbędne od razu wyrzucamy do kosza.
Jeśli jednak działanie jest konieczne, tworzymy w systemie zadanie lub też zbiór zadań, czyli projekt. Poszczególne zadania wykonujemy od razu - o ile można to zrobić szybko, w czasie nie dłuższym niż 2 minuty.
Pozostałe zadania delegujemy bądź planujemy. Spośród wszystkich zadań wybieramy priorytety, czyli te tematy, które trzeba zrealizować szybko (bo wymaga tego termin), bądź też są one dla nas istotne, bo w znaczący sposób przybliżają do osiągnięcia większego celu. Zapamiętaj dobrze - priorytety są najważniejsze i musisz zrobić wszystko, aby nie opóźniać ich wykonania. Tylko w ten sposób będziesz regularnie posuwał się do przodu ze wszystkimi swoimi sprawami.
Poniżej przedstawiam ci graficzne spojrzenie na filozofię GTD, która powinna ułatwić zrozumienie opisanych wcześniej kroków.
Aplikacje do zarządzania zadaniami, czyli technologia w służbie ludzkości
Zarządzać zadaniami i projektami, zgodnie z opisaną metodologią GTD, można za pomocą wspomnianych wcześniej karteczek i pudeł. Znacznym ułatwieniem jest jednak wykorzystanie jednej z wielu dostępnych na rynku aplikacji wspomagającej nasze działania.
Dzięki aplikacji, nasze zadania będą zawsze pod ręką, czy to w telefonie, czy na komputerze. Znika problem zagubionych karteczek, czy zwykłego bałaganu. Program automatycznie przypomni też o ważnych datach i podsunie w odpowiednim momencie priorytetowe zadania do wykonania.
Najpopularniejsze programy do zarządzania zadaniami, działające według filozofii Getting Thing Done, to:
- Asana
- ClickUp
- Nozbe
- Trello.
Powyższe aplikacje zostaną przeze mnie opisane w kolejnych wpisach dotyczących produktywności. Z każdej z nich w różnych okresach życia korzystałem, wskażę zatem na realne plusy i minusy każdej z nich. Powiem również, z której i dlaczego korzystam obecnie.
Powyższa lista nie wyczerpuje oczywiście wszystkich dostępnych narzędzi. Inne znane mi aplikacje, których jednak nie używałem, więc nie podejmę się ich oceny, to:
- Basecamp
- Bitrix24
- IC Projekt
- Taagly
- TeamWork
- Wrike
- Wunderlist (obecnie Microsoft To-Do).
Jeśli znasz lub polecasz inną aplikację, koniecznie daj mi znać w komentarzu do tego wpisu. Być może jest dostępne lepsze narzędzie niż to, z którego korzystam obecnie. Chętnie to sprawdzę.
Tymczasem życzę ci wspaniałego dnia i samych wykonanych zadań!
