Jak złożyć sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Jeśli prowadzisz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, rokrocznie musisz się ze swoich poczynań "wyspowiadać" organom państwowym. W tym właśnie celu wszystkie spółki prowadzące księgi rachunkowe składają sprawozdanie finansowe ze swej działalności.

Poniżej przedstawiam instrukcję działania, aby dopełnić formalności sprawnie i bez opóźnienia.
Zakładam przy tym, że samo sprawozdanie jest wykonane przez twojego księgowego bądź współpracujące ze spółką biuro rachunkowe.

Ważne terminy

W kontekście sprawozdania finansowego spółki pamiętać trzeba o trzech ważnych terminach:

1. Sporządzenie i podpisanie sprawozdania - w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli w większości przypadków do 31 marca;
2. Zatwierdzenie sprawozdania - w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli na ogół do 30 czerwca;
3. Złożenie sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) - w ciągu 10 dni od jego zatwierdzenia.

Powyższe terminy wynikają wprost z Ustawy o rachunkowości.

UWAGA: powyższe terminy są standardowymi, wynikającymi z przepisów. W 2022 roku poszczególne terminy zostały jednak wydłużone odpowiednio do 30 czerwca i 30 września.

Procedura - krok po kroku

Krok pierwszy, czyli samo wykonanie sprawozdania finansowego za ubiegły rok.

Jak wspomniałem wcześniej, dokument powinien zostać przygotowany przez uprawnionego do tego księgowego, który dostarczy ci gotowy - i podpisany przez siebie - plik z dokumentem w formacie .xml. Aby przejrzeć dokument i zapoznać się z jego treścią, należy skorzystać ze specjalnej przeglądarki, którą znajdziesz tutaj.

Jeśli jednak staniesz przed koniecznością zrobienia sprawozdania samodzielnie, wytyczne, zgodnie z którymi trzeba je sporządzić, znajdziesz w załączniku nr 6 do wspomnianej wyżej Ustawy.
Do przygotowania dokumentu powinieneś w takim wypadku wykorzystać dedykowaną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Drugi krok, to podpisanie stworzonego wcześniej sprawozdania. Jeśli wcześniej podpisał je już księgowy, teraz kolej na członków zarządu spółki.

Tu ważna uwaga: dokument, zgodnie z obecnymi przepisami, podpisać muszą wszyscy członkowie zarządu.

Dokumenty finansowe podpisujemy na przygotowanej przez KAS stronie.

Należy załadować przygotowany bądź otrzymany z księgowości plik w formacie .xml i zweryfikować poprawność wcześniejszej sygnatury:

Następnie podpisujemy plik, wykorzystując do tego Profil Zaufany, a w efekcie otrzymamy gotowy do późniejszej wysyłki dokument. Przypominam, że w przypadku zarządu wieloosobowego, powyższą procedurę musi wykonać każdy z reprezentantów firmy.

Na tym kończy się pierwszy etap składania sprawozdań, który trzeba wykonać do końca marca (w 2022 roku - wyjątkowo - do końca czewca).

Zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Na wykonanie następnego kroku, czyli zatwierdzenie sprawozdania, ustawodawca przeznaczył kolejne trzy miesiące, mamy zatem czas do 30 czerwca (i do 30 września w roku 2022). Nie warto z tym jednak niepotrzebnie zwlekać i wracać do tego samego tematu - proponuję bez zbędnej zwłoki wykonać następne czynności i do sprawozdań finansowych powrócić dopiero za rok.

Warto wiedzieć, że pomiędzy przygotowaniem/podpisaniem sprawozdania oraz jego późniejszym zatwierdzeniem występują dwie zasadnicze różnice.

Po pierwsze, o ile poprzedni etap wykonywany jest w głównej mierze elektronicznie, to drugi przyjmuje formę papierową - będzie miał postać uchwały.

Po drugie, wcześniejszy dokument był opracowywany przez księgowość i akceptowany przez członków zarządu. Tym razem niezbędne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników, bo to właśnie oni muszą ostatecznie zatwierdzić raport z działania spółki w ubiegłym roku.

Właściciele firmy, w trakcie specjalnego spotkania zwanego zgromadzeniem wspólników, zobowiązani są do podjęcia stosownych uchwał w następującym zakresie:

1. w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia (lub nie) sprawozdania zarządu z działalności spółki (od niedawna wspólnicy mogą postanowić o zwolnieniu zarządu z tego obowiązku);
2. w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki;
3. w sprawie przeznaczenia zysku spółki bądź pokrycia straty;
4. w sprawie udzielenia absolutorium Prezesowi i pozostałym członkom zarządu (każdemu oddzielnie).

Wszystkie te dokumenty muszą zostać podpisane przez każdego ze współwłaścicieli. Następnie należy je zeskanować - elektroniczne pliki będą później wysyłane wraz ze sprawozdaniem finansowym.

Wysyłanie dokumentów do KAS

Przed nami ostatni krok, czyli wysyłka kompletu dokumentów do Krajowej Administracji Skarbowej, co trzeba uczynić w ciągu 10 dni od daty podjęcia przez wspólników uchwał.

Tym razem trzeba skorzystać z platformy przygotowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Aby się zalogować, musisz mieć utworzone konto w systemie eKRS. Jeśli go nie posiadasz, na stronie głównej serwisu możesz takie założyć - wykorzystując Profil Zaufany.

Dalsze kroki są już w zasadzie proste:

1. Przygotowanie i składanie zgłoszeń;
2. Dodaj zgłoszenie (wpisz tu numer KRS spółki);
3. Zweryfikuj dane podmiotu i przejdź Dalej;
4. Wprowadź nazwę zgłoszenia (dowolna nazwa, która ułatwi ci późniejsze odszukanie wniosku);
5. Okres (standardowo od 01 stycznia do 31 grudnia zeszłego roku - ale może być inny, jeśli rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym!;
6. Rodzaj zgłoszenia: Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych;
7. Dodaj dokument
   • data sporządzenia sprawozdania - znajdziesz ją w pliku .xml (skorzystaj z przeglądarki);
   • rodzaj dokumentu: Roczne sprawozdanie finansowe;
   • plik: podpisany przez wszystkich członków zarządu plik .xml;
8. Dodaj dokument
   • rodzaj dokumentu: Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania;
   • plik: podpisany przez wszystkich wspólników plik .pdf z uchwałami;
   • zapisz
   • dalej.

Na kolejnej stronie należy wybrać właściwą opcję - czy dokumenty zostały prawidłowo podpisane przez wszystkich członków zarządu, czy tez nie.

Ostatnia część to weryfikacja zgłoszenia oraz jego podpisanie. Po przejściu procedury podpisu Profilem Zaufanym, pozostaje ostatni krok: Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF.

Uff... To już koniec.

Sprawozdanie zostało sporządzone, podpisane, zatwierdzone i złożone. Kolejny raz powyższą procedurę trzeba będzie przeprowadzić za 12 miesięcy.

Tymczasem życzę wam dużo zdrowia i wytrwałości w prowadzeniu waszych biznesów!